Relever ses emailsAaaaaah les emails… Vous en recevez tous les jours ? En grand nombre ? Parfois ils apportent de la joie (un nouveau client qui s’engage, youhou !!!), parfois de la déception (toujours pas de réponse de ce client sur lequel vous comptiez pourtant…). Souvent, lorsque vous réalisez que vous avez passé la majeure partie de votre journée à supprimer des emails, à les marquer comme lus, ou comme non lus, et à les classer, ils vous donnent l’impression de perdre votre temps.
Pourtant, il est possible de faire autrement ! Il est possible de ne plus subir votre boite mail et d’en faire de nouveau un outil de communication efficace.

Après avoir essayé diverses méthodes et avoir interrogé plusieurs entrepreneurs sur leur gestion de leurs emails, nous en revenons toujours à la recette qui suit, que nous avons donc cru bon de partager avec vous : quelques étapes (salvatrices) pour vous aider à ne plus être esclave de votre boite mail.

Intégrez que l’email n’est pas un chat

Si vos correspondants se comportent parfois comme s’ils attendent de vous que vous leur répondiez immédiatement, l’email n’est pourtant ni un chat, ni un coup de fil. C’est tout l’inverse en fait : un service de communication asynchrone. Vous n’avez donc pas à répondre tout de suite et il vous suffit d’intégrer cette donnée et de l’accepter pour vous sentir plus détendu face à l’afflux de messages.
Décollez-vous des désirs d’immédiateté des personnes qui vous sollicitent par email et faites vôtre cette règle : si vous souhaitez une réponse immédiate, décrochez votre téléphone.

Faites le tri dans votre boite mail

Qui dit printemps, dit grand ménage de printemps. Supprimez tous les emails que vous n’avez pas besoin de garder et, surtout, faites le tri dans votre boite de réception. Créez des dossiers pour les emails que vous souhaitez conserver et supprimez les emails en attente de réponse qui sont tellement anciens qu’il est désormais trop tard pour leur apporter une réponse (envisagez si besoin de contacter telle ou telle personne, sans répondre pour autant à son vieux courrier électronique, pour prendre de ses nouvelles).
Une fois ce grand nettoyage par le vide réalisé, il ne doit plus rester dans votre boite de réception que les emails auxquels vous souhaitez réellement répondre.

Quittez votre logiciel de mail

Avoir votre boite mail ouverte en permanence est contre-productif : vous avez la sensation que cela vous permet de vous « tenir au courant » ou de ne rien rater mais, malheureusement, cela a surtout pour effet de vous déconcentrer. À chaque nouvel email, vous avez cette petite alerte qui attire votre regard, qu’il s’agisse d’un son ou d’une icône qui s’agite sur votre ordinateur. Pire, avoir conscience que tous ces emails s’entassent dans votre messagerie, puisque vous les voyez passer, peut à la longue devenir très angoissant.
Pour retrouver votre sérénité et redevenir maître de votre boite mail, une solution radicale est donc de commencer par la fermer. Quittez votre logiciel de mail, ou fermez la fenêtre de votre webmail dans votre navigateur. Faites-le maintenant.

Définissez des heures d’ouverture

Comme vous l’avez fait pour votre entreprise (du moins, on l’espère !), vous pouvez définir des heures d’ouverture de votre messagerie. En fonction de la quantité d’emails que vous recevez, du temps dont vous avez besoin pour y répondre, les classer ou les supprimer, définissez donc un ou plusieurs moment à durée déterminée pendant lesquels vous choisissez de vous consacrer à vos emails.
Vous pouvez évidemment faire des tests pour voir ce qui vous convient le mieux. Chez Bonobo Coaching par exemple, actuellement la boite mail est ouverte trois fois par jour, pendant trente minutes à une heure. N’hésitez pas à utiliser un minuteur au début, surtout si le fait de ne plus avoir votre boite mail ouverte en permanence vous stresse (cette sensation ne sera que temporaire, promis !).

Fixez-vous des objectifs

Après avoir mis ce système en place, il pourra aussi vous être utile de vous fixer des objectifs pour assainir votre boite mail, lentement mais sûrement. Par exemple, répondre chaque jour à un ancien mail resté dans votre boite de réception, afin de progressivement venir à bout de tous vos anciens emails en attente (ceux pour lesquels vous estimez qu’une réponse est encore nécessaire). Ou faire en sorte de ne pas avoir plus de vingt emails restant à traiter dans votre boite de réception, lorsque vous quittez votre messagerie pour la dernière fois de la journée.
Cela vous permettra de constater très concrètement que la situation s’améliore et que vous redevenez maître de votre boite mail.

C’est à vous !

Comment gérez-vous les emails à l’heure actuelle ? Comment faites-vous pour qu’ils ne vous envahissent pas toute la journée ? Que ressentez-vous face aux messages que vous recevez régulièrement ?
Que choisissez-vous de mettre en place dès maintenant pour ne plus subir votre boite mail ?

Dites-nous tout dans les commentaires.

Il vous faut régulièrement plus d’une demie-heure pour répondre à un seul email ?

Rencontrons-nous pour discuter de cette situation. Nous vous aiderons à traiter vos emails de façon plus rapide et efficace. N’hésitez pas à nous contacter par téléphone au +336 11 04 43 77 (ou… par email  ?) pour prendre rendez-vous pour une séance de coaching.

Faites passer le message

Vous avez trouvé cet article intéressant ? Il pourrait sûrement être utile à d’autres personnes. N’hésitez pas à le partager sur vos réseaux sociaux favoris en utilisant les boutons situés ci-dessous.

Tags:
0 Commentaires

Laisser une réponse

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

Contactez-nous

Vous avez une question ? Vous souhaitez prendre rendez-vous pour une séance de coaching ? Envoyez-nous un message :

En cours d’envoi

Tous droits réservés Bonobo Coaching - Marie Guyot - 2012-2017

Vous connecter avec vos identifiants

Vous avez oublié vos informations ?